• Maatschappelijke zetel: Steenweg op Merksplas 44, 2300 Turnhout
• Campus Sint-Jozef: Steenweg op Merksplas 44, 2300 Turnhout
• Campus Sint-Elisabeth: Rubensstraat 166, 2300 Turnhout
• Btw-nummer: BE0897.191.602
• Ondernemingsnummer: 0897.191.602. - RPR Turnhout
• Facturatieadres:
  • AZ Turnhout vzw, dienst boekhouding, Steenweg op Merksplas 44, 2300 Turnhout
  • azt.boekhouding@azturnhout.be

Gefaseerde verplichting

Rekening houden met het Koninklijk Besluit van 9 maart 2022 (BS 31 maart 2022) wil AZ Turnhout inschrijvers proactief op de hoogte brengen van toekomstige wijzigingen in de facturatiemodaliteiten.

Door dat koninklijk besluit worden opdrachtnemers verplicht om te werken met e-facturatie. Die verplichting treedt gefaseerd in werking, afhankelijk van de geraamde waarde van de opdracht:

• voor opdrachten met een geraamde waarde gelijk aan of hoger dan de drempel voor Europese bekendmaking: opdrachten bekendgemaakt vanaf 1 november 2022
• voor opdrachten met een geraamde waarde gelijk aan of hoger dan 30.000 euro exclusief btw: opdrachten bekendgemaakt vanaf 1 mei 2023
• voor overige overheidsopdrachten: opdrachten bekendgemaakt vanaf 1 november 2023
• de verplichting geldt niet voor opdrachten met een geraamde waarde gelijk aan of lager dan 3.000 euro exclusief btw

Indienen elektronische facturen

AZ Turnhout vzw aanvaardt de verzending van facturen in elektronische vorm en geeft hier de voorkeur aan (in XML-formaat volgens de Open/PEPPOL bis standaard of de ehealth standaard), overeenkomstig artikel 192/1 van de wet van 17/06/2016.

De facturen kunnen ingediend worden via het Open/Peppol of ehealth netwerk. AZ Turnhout vzw is geregistreerd als ontvanger van facturen via het GLN-nummer 5430001343007.

De elektronische factuur bevat minimaal de volgende kernelementen:

1. proces- en factuurkenmerken
2. factuurperiode
3. informatie over de verkoper, inclusief een geldig btw-nummer indien van toepassing. Ook contactgegevens zijn wenselijk.
4. informatie over de koper. De naam van AZ Turnhout vzw wordt duidelijk vermeld, evenals het btw-nummer en het ondernemingsnummer.
5. informatie over de begunstigde van de betaling:
   • met een duidelijke verwijzing naar IBAN- en BIC-nummer
   • In geval van cedering: IBAN-nummer van de partij aan dewelke moet worden betaald, en duidelijke tekstcommentaar in de commentaarvelden over de cedering
6. informatie over de fiscaal vertegenwoordiger van de verkoper
7. verwijzing naar de overeenkomst:
   • Verwijzing naar het inkoopordernummer is verplicht indien het een factuur gekoppeld aan een order betreft. Het betreft het ordernummer zoals vermeld door AZ Turnhout vzw. In dit XML-veld, OrderReference/ID op hoofdingniveau, komt alleen het ordernummer voor, geen tekst. Maximaal 1 ordernummer per factuur.
     Een AZ Turnhout-ordernummer kunt u herkennen o.b.v. een nummer van 11 posities beginnende met het jaartal.
   • Is er geen ordernummer verstrekt, dan mag het XML-veld OrderReference/ID nooit opgevuld worden. U kan in andere velden extra informatie zoals bijvoorbeeld verwijzing naar de overeenkomst meegeven. Op hoofdingniveau dient u dit in het XML-veld Note te vermelden. U kan dit ook op detaillijn meegeven in de XML-velden: InvoiceLineNote, Name, Description. Indien u aan de minimale vereisten van Peppol bis 3 wenst te voldoen dan wordt OrderReference/ID niet ingevuld maar dient u in OrderReference/SalesOrderID uw verkoopordernummer in te vullen of een dummy tekst zoals “*”.
8. leveringsdetails: naam van de locatie, adres
9. betalingsinstructies
10. informatie over kortingen of toeslagen, APB-kosten worden duidelijk apart vermeld als toeslag
11. informatie over de factuurposten
12. totalen op de factuur
13. uitsplitsing van de btw per tarief. Bijzondere meldingen zoals btw verlegd en medecontractant komen duidelijk in tekstvorm voor, bv. in een commentaarveld
14. munteenheid
15. factuurlijnen
    • Artikelnummers: minimaal het artikelnummer van de leverancier. Andere artikelnummers zoals het artikelnummer van AZ Turnhout, CNK en GTIN (gestandardiseerd nummer) mogen zeker worden meegestuurd.
    • Omschrijving
    • Hoeveelheid en maateenheid
    • Totaal nettoprijs exclusief btw
    • Btw-percentage of totaal btw-bedrag van de lijn
16. het is gewenst dat de leverancier de originele pdf meestuurt. Is dit niet het geval, dan moeten alle gegevens duidelijk en correct in de XML vermeld staan. AZ Turnhout vzw kan facturen weigeren als de inhoud van de XML niet voldoet en de pdf afwezig is.

Bij verdere vragen over elektronische facturatie kunt u terecht bij azt.boekhouding@azturnhout.be

AZ Turnhout vzw geeft sterk de voorkeur aan elektronische facturatie. Indien u uw facturen niet aanbiedt in elektronische vorm, dan stuurt u die als pdf in de bijlage naar azt.boekhouding@azturnhout.be. Elke factuur (inclusief bijlagen) vertegenwoordigt 1 pdf bestand. De factuur betreft slechts leveringen die betrekking hebben op 1 bestelbon.

Belangrijk om te weten is dat de factuur:

• Aan AZ Turnhout vzw moet gericht zijn
• Een inkooporder of bestelbonnummer moet bevatten
• Naam en adres van de leverancier moet bevatten
• Een factuurnummer of volgnummer waaronder zij ingeschreven is in het boek der uitgaande facturen moet bevatten
• De datum van de factuur moet bevatten
• De datum van de levering moet bevatten
• Een omschrijving van de levering in detail moet bevatten
• Het btw-nummer van AZ Turnhout vzw en het btw-nummer van de leverancier moet bevatten
• De valuta waarin de factuur wordt opgemaakt moet bevatten
• Het toegepaste btw- tarief moet bevatten
• Het bedrag van de btw die berekend is per tarief moet bevatten
• Het totaalbedrag van de btw moet bevatten
• De prijs en de eventuele korting moet bevatten
• Het totaalbedrag van de factuur moet bevatten
• De post- of bankrekening van de inschrijver moet bevatten

Onvolledige of foutieve facturen zullen aan de opdrachthouder teruggezonden worden.

AZ Turnhout vzw kan ook uw bestellingen elektronisch verzenden. Deze implementatie zal gefaseerd verlopen. Indien u hiervoor interesse heeft, kan u uw aanvraag zenden naar azt.boekhouding@azturnhout.be.